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智能檔案柜在檔案管理上的優(yōu)勢
在智能檔案柜興起之前，庫房檔案的數(shù)量較多，每次盤庫或出入庫，都全靠人工參與，要耗費大量人力和時間且出錯的風(fēng)險較大;面對海量的檔案，人工管理的難度越來越大，且對檔案的非法出庫未做實時監(jiān)控，隨時存在檔案遺失風(fēng)險。而智能檔案柜的出現(xiàn)便有效地解決了傳統(tǒng)檔案存儲的一系列痛點。
智能檔案柜是一款應(yīng)用RFID技術(shù)結(jié)合智能檔案管理系統(tǒng)的新型檔案智能保管設(shè)備，實現(xiàn)了文件權(quán)限管理、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監(jiān)控等功能，同時對文件文檔進(jìn)行規(guī)范化、智能化、自動化管理。智能檔案柜的應(yīng)用為案管人員的工作帶來了巨大的便利，下面來具體介紹一下智能檔案柜的主要功能。
一、智能檔案柜在使用時會為每份檔案匹配RFID(射頻識別)電子標(biāo)簽，確定檔案盒在庫位置，建立電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫，并與智能檔案管理系統(tǒng)對接，查找、借閱檔案更高效;
二、具備檔案出入庫監(jiān)控功能，對存、取檔案過程進(jìn)行實時監(jiān)控、實時追蹤，并保存出入庫日志信息備查;
三、一旦出現(xiàn)非法出庫、逾期未還等異常情況，監(jiān)控系統(tǒng)具有自動報警功能;
四、支持24小時自助服務(wù)，節(jié)約了人力和運營成本。
智能檔案柜還具有自動統(tǒng)計報表、后臺管理、多重身份識別等功能，這些功能有效提高了檔案管理的效率以及存取的可靠性和安全性，是機關(guān)單位檔案智能管理的不二之選。
