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如今，很多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些重要的機要檔案，由于其機要保密特性的要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存，智能檔案柜就是在這種趨勢下應運而生的。
傳統檔案柜，即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。
智能檔案柜是結合智能檔案管理軟件的新型智能檔案管理產品。借助它可以實現對檔案的權限管理、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監控等功能，同時對檔案進行規范化、智能化、自動化管理。
智能檔案柜相比傳統檔案柜優勢更明顯：
1. 系統控制
主柜柜機控制面板載有32寸觸摸顯示屏，用于對柜機實現操作，查詢箱柜狀態，保持正常運轉。通過高科技技術對智能檔案柜的系統進行設計、完善系統功能。
2.信息讀取
具有IC刷卡器和掃描器。IC讀卡器可讀取市場上大多是協議的IC卡，掃描器支持條形碼和二維碼掃描。
3.身份認證
智能人臉識別，實現人臉抓取攝像，存儲或者上傳云端，可用于開箱存取文件，可以對存取操作全程記錄，實時監管文件去向，并能對非法出庫、逾期未還等情況自動報警，相較于傳統檔案柜安全性更高。
4. 硬件控制
鎖控板上集成了電子鎖以及格口LED燈箱控制，實時顯示文件的存取狀態。
5. 通訊模塊
工控機配置網絡端口，可外接網線實現遠程聯網。數據可保存在本地也可以上傳網端，實現遠程控制，省去手工登記盤點的步驟，有效提升了檔案盤點和管理效率。
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